Зберігання документів під час воєнного стану: як убезпечити важливі папери

В умовах воєнного стану втрата документів може мати серйозні правові наслідки для громадян: від неможливості підтвердити право власності до ускладнень у відновленні посвідчених правочинів. Один із механізмів, що забезпечує дієву правову безпеку та збереження документів - це передача їх на зберігання нотаріусу.

Передача документів на зберігання до нотаріуса - це процедура, яка:

1. надає документам юридичний захист від втрати чи пошкодження;
2. дозволяє офіційно підтвердити факт прийняття документів;
3. дає можливість у майбутньому безперешкодно повернути документи власнику або його представнику

Як передати документи на зберігання: покрокова інструкція

Механізм прийняття документів на зберігання нотаріусом врегульовано Главою 19 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5.

КРОК 1. Підготуйте документи

Зберіть усі документи, які ви плануєте передати нотаріусу, переконайтесь що вони належним чином впорядковані, неушкоджені та підписані власником або уповноваженою особою.

КРОК 2. Звернення до нотаріуса

Підготуйте Заяву про прийняття документів на зберігання, в якій зазначте види документів, мету зберігання та строк. Заяву подає власник документів або його законний представник нотаріусу за місцем здійснення нотаріальної діяльності. Особа, яка передає документ на зберігання, має пред’явити документ, що посвідчує особу.

КРОК 3. Складання опису документів

Всі документи приймаються за описом, складеним у двох примірниках. Один залишається у нотаріуса, другий у особи, яка здала документи. Опис повинен містити: ПІБ власника, перелік документів, дані про серії, номери, дати видачі кожного з документів, інші ідентифікаційні дані.

Важливо:За бажанням власника документи можуть прийняти без опису. У такому випадку вони мають бути запаковані у присутності нотаріуса, а упаковка скріплюється печаткою та підписами сторін.

КРОК 4. Оформлення та видача свідоцтва

Після прийняття документів нотаріус:

1. оформляє свідоцтво про прийняття документів на зберігання;
2. видає його особі, яка здала документи;
3. другий примірник (за описом, якщо такий склався) додається до свідоцтва.

Опис зданих на зберігання документів скріплюється підписом особи, яка здала на зберігання документи, та підписом нотаріуса і прошивається разом зі свідоцтвом. У разі якщо документи приймаються на зберігання без опису, у свідоцтві буде міститись примітка: "Без опису".

Свідоцтво є доказом того, що документи зберігаються у нотаріуса, і є необхідним для подальшого повернення документів. Зразок свідоцтва знайдіть за посиланням.

КРОК 5. Зберігання та безпека

Документи зберігаються в окремих опечатаних сейфах або металевих шафах, а нотаріуси несуть відповідальність за схоронність документів. Нотаріус не вправі передавати документ третім особам без наявності судового рішення або прямої згоди особи, яка передала його на зберігання. У разі настання визначених заявником обставин (зокрема, смерті особи, що здала документ), нотаріус зобов’язаний діяти відповідно до вказівок, зафіксованих у поданій заяві.

КРОК 6. Повернення документів

Документи можуть бути повернуті:

1. за вимогою особи, яка їх здала, або уповноваженої нею особи;
2. за пред’явленням свідоцтва та примірника опису (якщо він складався);
3. за рішенням суду (у випадку втрати свідоцтва).

Важливо! Розмір оплати за нотаріальні дії (зокрема прийняття документів на зберігання) визначається відповідно до вимог законодавства та встановлених тарифів, а у випадку звернення до приватного нотаріуса на договірних засадах, з урахуванням обсягу та складності нотаріальної дії, строку зберігання документів і пов’язаних із цим організаційних витрат. Перелік та розміри плати за додаткові послуги правового характеру, які не пов’язані із вчинюваними нотаріальними діями, а також послуги технічного характеру, що надають державні нотаріуси можна знайти за посиланням.

Якщо бажаєте дізнатися більше деталей, чи отримати безоплатну юридично допомогу з іншого питання - знайдіть юриста за посиланням.

Цей інформаційний матеріал створено в рамках проєкту, що реалізується Данською радою у справах біженців (DRC) завдяки фінансовій підтримці від Уряду Сполучених Штатів Америки. Висловлені погляди та думки належать виключно автору (авторам) та не обов'язково відображають погляди Уряду США або DRC. Ні Уряд Сполучених Штатів Америки, ні DRC не можуть нести відповідальність за зміст цього матеріалу.