Як створити електронний підпис?
Електронний підпис — це важливий інструмент, який дозволяє дистанційно отримувати довідки, подавати звернення або звіти в державні та контролюючі органи, звертатися до суду тощо. Це особливо актуально для внутрішньо переміщених осіб (ВПО) та тих, хто через бойові дії вимушений був покинути територію України.
У цій статті пояснюємо простою мовою:
• Що таке електронний підпис?
• Де і навіщо він потрібен?
• Як його створити, навіть якщо ви перебуваєте за кордоном або на окупованій території?
• Як його зберігати та використовувати?
Що таке електронний підпис?
Електронний підпис — це цифровий аналог вашого власноручного підпису, який дозволяє:
• підтверджувати вашу особу онлайн;
• підписувати документи (заяви, звіти, звернення, договори та інші);
• отримувати державні послуги без черг та поїздок до установ.
Електронний підпис ще називають:
• ЕЦП (електронний цифровий підпис) – стара назва електронного підпису.
• КЕП (кваліфікований електронний підпис) – удосконалений цифровий електронний підпис, що прийшов на зміну ЕЦП.
• УЕП (удосконалений електронний підпис) – удосконалений цифровий електронний підпис, що має нижчий рівень захисту у порівнянні з КЕП і застосовується, як правило, для підписання внутрішніх документів.
• Дія.Підпис (кваліфікований електронний підпис, що використовується у застосунку «Дія»).
• Токен – спеціалізований флеш-накопичувач, призначений для безпечного зберігання та використання електронного підпису.
Де використовується електронний підпис?
Ось найпоширеніші випадки, коли він вам може знадобитися.
1) На веб порталі «Дія»:
- для подання заяв про компенсацію збитків, втрат та шкоди до Реєстру збитків для України (RD4U);
- під час реєстрації ФОП;
- для отримання витягу про несудимість, народження, смерть, реєстрацію шлюбу чи його розірвання, довідки про місце проживання тощо;
- для перегляду або внесення інформації про власника нерухомого майна у Державному реєстрі тощо.
2) В електронному кабінеті Пенсійного фонду України можливо:
- звернутися за призначенням/перерахунком пенсії;
- подати повідомлення про неотримання пенсії в іншій державі, в тому числі РФ;
- дізнатися про страховий стаж;
- перевірити нараховану зарплату та сплачені внески, які враховуватимуться для призначення пенсії;
- подавати заяви, скарги чи пропозиції онлайн;
- подати та використовувати електронну трудову книжку.
3) В електронному кабінеті платника податків можливо:
- зручно для підприємців подавати звітність;
- сплачувати податки;
- отримувати довідки від податкової онлайн.
4) В Електронному суді можливо:
- звертатися з позовом до суду онлайн;
- сплачувати судовий збір;
• відслідкувати рух справ та ухваленні судом рішення.
Для підписання документів онлайн на електронних сервісах:
• Центрального засвідчувального органу
• Дії
• Інших сервісах електронного документообігу (M.E.Doc, Paperless тощо).
Як отримати електронний підпис?
Сформувати вам електронний підпис можуть виключно кваліфіковані надавачі електронних довірчих послуг. Подивитися їх перелік можна за цим посиланням.
Ось найбільш розповсюджені та зручні способи для його отримання не виходячи з дому.
1. Через мобільний застосунок «Дія» (Дія.Підпис) — найпростіший спосіб.
Вартість: безоплатно
Строк дії: 1 рік або до моменту видалення
Можливість самостійного створення: так (тільки з використанням мобільного застосунку «Дія»)
Застосування:
- як правило, підходить для авторизації у більшості державних електронних сервісів (зокрема у таких як: «Дія», Електронний суд, Реєстр збитків для України);
- не завжди підходить для використання повного фунціоналу електронних сервісів, адже частина платформ вимагає саме електронний підпис файлового типу.
Необхідні умови:
• потрібна якісна фронтальна камера телефону;
• не можна мати на обличчі маску, окуляри, головний убір;
• борода, грим, косметика або тінь - можуть завадити пройти ідентифікацію;
• ваше обличчя повинно бути схоже на фото в паспорті (якщо ви суттєво відрізняєтесь, сервіс може некоректно працювати).
Алгоритм дій:
🔹 Авторизуйтесь у застосунку «Дія».
🔹 Перейдіть до Меню — Дія.Підпис.
🔹 Натисніть Активувати Дія.Підпис.
🔹 Підтвердьте особу через перевірку за фото.
🔹 Вигадайте 5-значний код для Дія.Підпису.
📽️ Інструкція у відео: Як створити Дія.Підпис
2. Через ПриватБанк.
Вартість: безоплатно
Строк дії: 1 рік
Можливість самостійного створення: так (з комп’ютера, телефону або ноутбука)
Застосування: підходить для авторизації та роботи з повним функціоналом на усіх електронних платформах («Дія», Електронний суд, Електронний кабінет платника податків, RD4U тощо), включно з використанням універсального формату електронного підпису.
Необхідні умови:
• наявність рахунку у ПриватБанку;
• доступ до застосунку Приват24;
• комп’ютер або ноутбук з доступом до Інтернету (бажано).
Алгоритм дій:
🔹 Перейдіть у браузері на сайт https://next.privat24.ua/ і авторизуйтесь.
🔹 У меню оберіть: «Усі послуги» → «Бізнес» → «Електронний підпис».
🔹 Перевірте свої персональні дані для отримання сертифіката та натисніть «Так, дані правильні».
🔹 Вигадайте та введіть пароль до ключа. Запам’ятайте його — цей пароль потрібен для підпису документів.
🔹 Поставте галочку біля пункту «Підписати договір про надання електронних довірчих послуг та розписку про отримання сертифіката».
🔹 Перейдіть до застосунку Приват24 → у правому верхньому куті натисніть на «Дзвінок» → натисніть «Підтвердити випуск сертифіката КЕП».
🔹 Система згенерує файл ключа та автоматично завантажить його на ваш пристрій. Файл буде збережений у форматі jks.
📽️Інструкція у відео: Відеоінструкція по створенню електронного підпису через Приват24
3. Через Monobank.
Вартість: безоплатно
Строк дії: 2 роки
Можливість самостійного створення: так (тільки через мобільний застосунок Monobank)
Застосування: підходить для авторизації та роботи з повним функціоналом на усіх електронних платформах (Дія, Електронний суд, Електронний кабінет платника податків, RD4U тощо), включно з використанням універсального формату електронного підпису.
Необхідні умови:
• наявність банківського рахунку в Monobank;
• встановлений мобільний застосунок Monobank;
• потрібна якісна фронтальна камера телефону;
• не можна мати на обличчі маску, окуляри, головний убір;
• борода, грим, косметика або тінь – можуть завадити пройти ідентифікацію;
• ваше обличчя повинно бути схоже на фото в паспорті (якщо ви суттєво відрізняєтесь, сервіс може некоректно працювати).
Алгоритм дій:
🔹 Оновіть застосунок Monobank
🔹 У застосунку натисніть на аватарку у верхньому лівому куті екрана, щоб перейти до профілю.
🔹 Оберіть розділ «Особисті дані та документи».
🔹 Натисніть кнопку «monoКЕП», щоб розпочати процес створення електронного підпису.
🔹 Вигадайте пароль до електронного підпису (обов’язково запам’ятайте його!).
🔹 Підтвердіть свою особу за допомогою селфі виконуючі детальні дії, запропоновані застосунком.
🔹 Після підтвердження система згенерує сертифікат, і електронний підпис стане доступним для використання миттєво. monoКЕП зберігається у додатку Monobank і їм можна легко поділитися (наприклад надіслати на електронну пошту, у месенджер для подальшого надійного зберігання та використання).
🔹 Ви можете зберегти підпис у вигляді файлу на комп’ютері або флешці.
️ 📽️Інструкція у відео: Відеоінструкція по створенню MonoКЕП
4. Особисто звернувшись до податкової служби
Вартість: безоплатно
Строк дії: 2 роки
Можливість самостійного створення: ні (необхідна особиста присутність)
Застосування: підходить для авторизації та роботи з повним функціоналом на усіх електронних платформах («Дія», Електронний суд, Електронний кабінет платника податків, RD4U тощо), включно з використанням універсального формату електронного підпису.
Необхідні умови:
• особиста присутність у відділенні податкової служби;
• підготовлені документи:
– паспорт громадянина України (або інший документ, що посвідчує особу);
– ідентифікаційний код (РНОКПП);
– документ про зміну прізвища (за потреби);
• CD-R або USB-флешка для запису ключа;
• власноручне засвідчення копій документів.
Алгоритм дій:
🔹 Знайдіть найближче представництво податкової служби, де надають послуги з формування електронного підпису. Перевірити адреси та графік їх роботи можна на цьому сайті.
🔹 Підготуйте необхідні документи (оригінал та засвідчені копії паспорту, ідентифікаційного коду, документу, що засвідчує зміну прізвища (тільки у випадках, якщо в поданих документах є невідповідність прізвища)).
🔹 Заповніть реєстраційну картку для отримання електронного підпису. Правила заповнення реєстраційної картки та зразки бланків доступні на сайті податкової за цим посиланням.
🔹 Візьміть з собою порожній CD-R або USB-накопичувач для запису електронних ключів у потрібній кількості.
Зверніть увагу:
• Отримати ключі за довіреністю (в т.ч. нотаріально посвідченою) неможливо.
• Копії долучених документів мають бути особисто засвідченні шляхом проставлення відмітки зі словами «Згідно з оригіналом», особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка засвідчує, та дати засвідчення.
Наприклад,
Згідно з оригіналом
Іванов І.І. (підпис)
01.08.2025 р.
Як виглядає електронний підпис?
Це файл з розширенням jks, pfx, p7s або key (відкрити його на вашому пристрої вам не вдасться, оскільки він зашифрований). Використання електронного підпису можливе виключно у поєднанні з паролем, який його власник вказував при створенні.
Як підписувати документи?
1)Зайдіть на один із спеціальних електронних сервісів для підписання документів онлайн.
• Центрального засвідчувального органу
або
• Дії
2)Завантажте файл з електронним підписом та введіть пароль до нього.
3)Перевірте дані які відобразяться на вашому екрані. Якщо все вірно – натисніть «далі».
4)Сервіс автоматично запропонує вам підписати документи у форматі ASIC-E (це уніфікований формат електронного документообігу, який гарантує, що ваші документи прийматимуть всі держоргани), але ви можете підписати іншими форматами в залежності від адресата.
! Рекомендуємо обрати саме формат ASIC-E, оскільки це універсальний формат, який підійде до усіх випадків.
5)Завантажте документ (PDF / DOCX)
6)Натисніть «Підписати»
7)Сервіс згенерує вам три файли: протокол створення та перевірки електронного підпису; файл з підписом; файл без підпису. Їх треба буде завантажити на ваш комп’ютер або ноутбук (окремо або всі три архівом).
8)Тепер ви можете звертатися до будь-яких органів у т.ч. за допомогою електронної пошти, долучати усі три згенеровані файли - і це вважатиметься звернення підписане електронним підписом у відповідності до чинного законодавства.
📽️Підпис документу за допомогою електронного підпису та веб порталу «Дія» показано на цьому відео
! Запам’ятайте документ підписаний електронним підписом має юридичну силу, таку ж, як власноручний підпис. Тож надійне зберігання самого файлу і паролю від нього – гарантія вашої цифрової безпеки.
Як зберігати електронний підпис?
Збережіть файл на:
• Захищену флешку.
• Власний комп’ютер або ноутбук з паролем.
• Хмарне сховище (Google Drive / Dropbox) з паролем. Радимо не зберігати файл і пароль в одному місці!️ Не передавати та не надсилати його стороннім особам.️ Не зберігайте пароль на паперових носіях поруч із флешкою на якій міститься електронний підпис.
Рекомендуємо:
• Встановити довгий пароль (8+ символів);
• Регулярно оновлювати файл з підписом та пароль, коли строк дії закінчується.
Електронний підпис — це не лише зручно, а й необхідно. Його створення доступне кожному — незалежно від місця перебування: в Україні, за кордоном чи на тимчасово окупованій території. У статті ми проаналізували покрокові інструкції, як отримати електронний підпис через мобільні застосунки («Дія», Monobank, Приват24) або особисто в податковій. Окрім того, розкрили, де підпис використовується, як ним підписати документи та як безпечно його зберігати.
Якщо вам потрібна консультація чи допомога у питаннях, пов’язаних із отриманням або використанням електронного підпису, ви можете записатися на онлайн консультацію до юриста за цим посиланням.
Про діяльність юриста та ГО "СТЕП" у сфері правової підтримки населення можна дізнатися більше за посиланням.
***
Цей інформаційний матеріал створено в рамках проєкту, що реалізується ГО «СТЕП» у співпраці з Данською радою у справах біженців (DRC) та фінансується в рамках цивільного захисту та гуманітарної допомоги Європейського Союзу. Висловлені погляди та думки належать виключно автору (авторам) та не обов'язково відображають погляди Європейського Союзу або DRC. Ні Європейська комісія, ні DRC не можуть нести відповідальність за зміст цього матеріалу.
