ОФОРМЛЕННЯ ДОВІРЕНОСТІ В ПОЛЬЩІ НА ВЧИНЕННЯ ДІЙ В УКРАЇНІ

^{Підготовано Фундацією Інститут верховенства права на замовлення Данської ради у справах біженців} 

^{10 серпня 2023 р.}

Загальна інформація

Оформлення довіреності - це односторонній юридичний акт, який передбачає уповноваження певної довіреної особи (повіреного або представника) діяти від імені особи, яка її видала (довірителя). Оформлення довіреності дає можливість замінити довірителя при виконанні дій, зазначених у довіреності. Однак у довіреності мають бути чітко визначені юридичні дії, які може вчиняти довірена особа, і, крім того, ці дії мають бути законними та виконуваними. 

Оформлення довіреності є надзвичайно важливим для громадян України, які проживають у Польщі, оскільки часто виникають ситуації, коли їм потрібно виконати певні дії на території України, а вони не мають можливості туди виїхати. У зв'язку з війною, що триває, практичним вирішенням цієї проблеми є оформлення довіреності, яка дозволить їм владнати різні справи на батьківщині без необхідності особистої присутності. 

Громадяни України, які проживають на території Республіки Польща (РП), можуть скористатися двома способами оформлення довіреності: 

• у дипломатичній установі України в Польщі;
• у нотаріуса.

Довіреність, оформлена в дипломатичному представництві

Перший і найпростіший варіант – це посвідчення довіреності в дипломатичній установі. Наразі громадяни України, які проживають у Польщі, можуть скласти довіреність та офіційно посвідчити свої підписи на такому документі у таких установах:

• Посольстві України у Варшаві;
• Генеральних консульствах України у Кракові, Любліні та Вроцлаві;
• Консульстві України в Гданську. 

Довіреність, яка посвідчена дипломатичною установою, повинна бути заздалегідь складена українською мовою. Саме посвідчення також проводиться цією мовою і, таким чином, немає необхідності в додаткових перекладах для того, щоб використовувати довіреність на території України. Зверніть увагу, що довіреність має бути внесена до Єдиного реєстру довіреностей, що адмініструється Міністерством юстиції України. В зв’язку з чим, до довіреності необхідно додати заяву про реєстрацію довіреності та дублікат довіреності в Єдиному реєстрі довіреностей. Також, для того щоб скористатися довіреністю, довірена особа повинна спочатку зареєструвати її у будь-якого нотаріуса в Україні. Тільки після реєстрації довірена особа може приступити до виконання повноважень, наданих їй довірителем. 

Реєстрація візиту

Важливо мати на увазі, що подача документів на посвідчення до дипломатичної установи можлива лише після попередньої реєстрації в електронній системі для здійснення консульських дій. Запис до Консульського відділу Посольства у Варшаві та Генерального консульства України в Любліні можна здійснити через веб-сайт: https://registration.mfa.gov.ua/qmaticwebbooking/#/; тоді як, запис до Генеральних консульств України в Кракові та Вроцлаві, а також до Консульства в Гданську можна здійснити через веб-сайт: https://online.mfa.gov.ua/application. На жаль, через високий рівень зацікавленості, місця, доступні через електронну реєстрацію, закінчуються досить швидко, що може бути проблемою, якщо довіреність потрібна терміново. Якщо в системі відсутня можливість обрання дати візиту – це означає, що всі вільні місця на даний момент зайняті. Однак, вільні терміни можуть з'явитися пізніше, тому варто стежити за сайтами, на яких можна забронювати місце.

Порядок дій і оплата за посвідчення довіреності

Вимоги для посвідчення довіреності в консульській установі: 

• Першим кроком є ​​реєстрація на одному з вищезазначених сайтів залежно від дипломатичної установи.
• Перед подачею заяви необхідно підготувати та мати при собі проект довіреності. Вимоги до форми проекту залежать від установи – деякі вимагають надіслати проект довіреності у редагованій версії на електронну адресу та мати при собі паперову версію (наприклад, у Любліні). Інші, у свою чергу, просять мати паперову версію та електронну версію на носії (наприклад, у Варшаві). На веб-сторінці https://poland.mfa.gov.ua/kontakti розміщені посилання на сайти окремих установ, де можна ознайомитися з вимогами тієї чи іншої установи.
• Крім того, необхідно заповнити заяви про посвідчення довіреності та внесення її до Єдиного реєстру довіреностей (у двох примірниках). Зразки заяв доступні за посиланням: https://poland.mfa.gov.ua/konsulski-pitannya/1987-permanent/posvidchennya-dovirenosti, де також вказані інші вимоги. 
• Для посвідчення довіреності необхідно мати такі документи:

- документи, що підтверджують право власності (у разі довіреності на майно довірителя),

- документи довірителя: закордонний паспорт та дві копії першої сторінки паспорта; документ, що підтверджує легальне перебування в Польщі та дві копії цього документа; дві копії паспорта громадянина України (копії всіх сторінок з відмітками); дві копії довідки з реєстраційним номером облікової картки платника податків (ідентифікаційний номер),

- документи довіреної особи: дві копії паспорта громадянина України (копії всіх сторінок з відмітками); дві копії довідки про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (ідентифікаційний номер),

- документ, що підтверджує родинні відносини з довіреною особою, якщо такі стосунки існують.

• Необхідно сплатити консульський збір. За посвідчення довіреностей немайнового характеру (представництво інтересів тощо) – 125 злотих. Консульський збір за посвідчення довіреностей майнового характеру (продаж нерухомості тощо) для дітей, чоловіка/дружини, батьків (за умови пред'явлення документів, що підтверджують родинні відносини) становить 125 злотих; для інших осіб – 250 злотих. При цьому слід пам'ятати, що довіреність повинна бути внесена до Єдиного реєстру довіреностей. Тому до кожної виданої довіреності додається заява про внесення довіреності до Єдиного реєстру довіреностей та дублікат довіреності вартістю 83 злотих. Консульський збір можна сплатити банківським переказом або у відповідному поштовому відділенні чи банку.

Важливо!

Реквізити (актуальний розмір збору) та способи оплати (актуальний номер банківського рахунку) слід перевіряти перед здійсненням платежу на сайті відповідної дипломатичної установи. Процедурні вимоги також можуть змінюватися, тому найкраще перевірити актуальну інформацію на веб-сайті відповідного дипломатичного представництва, перш ніж вжити заходів.

Зразки довіреностей

Зразки найпопулярніших довіреностей можна знайти на сайті Генерального консульства України у Вроцлаві за посиланням: https://wroclaw.mfa.gov.ua/dovirenist (внизу сторінки). Проект довіреності також можна також підготувати самостійно, важливо, щоб у змісті були чітко визначені сторони та дії, якими уповноважено довірену особу.

Важлива інформація 

У зв'язку з тим, що на території України діє воєнний стан, правила щодо строків дії довіреностей, особливо майнового характеру, наприклад, на продаж квартири чи земельної ділянки, часто змінюються. Відповідно до чинного законодавства, генеральна довіреність, видана довірителем на розпорядження нерухомим майном:

• дійсна протягом 2 місяців, якщо довіреність посвідчена українською дипломатичною установою, наприклад, консульством за кордоном;
• дійсна протягом 1 місяця, якщо посвідчена іноземним нотаріусом (є можливість продовжити термін дії такої довіреності на 7 днів).

У зв'язку з війною українське законодавство змінюється досить динамічно, тому перед оформленням довіреності слід перевірити актуальність вищезазначеної інформації. Окрім вищезазначених процедур, варто зазначити, що дипломатичні представництва також можуть офіційно засвідчувати справжність підпису на заявах, які стосуються, зокрема, згоди на реєстрацію або зняття із зареєстрованого місця проживання, прийняття або відмови від спадщини, згоди на виїзд дитини за кордон. Процедура їх отримання дещо відрізняється і з нею можна ознайомитися на сайті: https://poland.mfa.gov.ua/konsulski-pitannya/1987-permanent 

Нотаріальна довіреність

Другий варіант для посвідчення довіреності - це звернутися до нотаріуса. У ситуації, коли вирішуємо посвідчити довіреність у нотаріуса в Польщі, потрібно мати на увазі, що доведеться вжити додаткових заходів для того, щоб довіреність мала юридичну силу на території Україні. І хоча зміст, форма або назва документа, складеного нотаріусом (залежно від його практики), може відрізнятися, як і у випадку з довіреністю, засвідченою в дипломатичному представництві, найголовніше – це чітко визначені сторони та дії, якими уповноважено довірену особу.

Порядок дій для посвідчення довіреності у нотаріуса

Насамперед варто зазначити, що дію щодо засвідчення підпису на довіреності або оформлення довіреності у формі нотаріального акту можна вчинити у будь-якого нотаріуса, який діє у рамках нотаріальної контори. Найближчу контору (нотаріуса) можна знайти за допомогою веб-сайту: https://znajdznotariusza.rejestry-notarialne.pl/ 

Відповідно до польського законодавства, нотаріус в Польщі вчиняє дії державною мовою, якою є польська. Тому будь-які примітки, зроблені нотаріусом, будуть польською мовою. При засвідченні підпису, зробленого під документом, складеним іноземною мовою, нотаріус зазначить цей факт, зауваживши, що не може перевірити законність такої заяви. У такому випадку державні органи України можуть відмовити у прийнятті таких документів. Виходом із цієї проблеми є вчинення дії в нотаріуса у присутності присяжного перекладача, який узгодить з нотаріусом текст українською мовою, що дасть можливість нотаріусу його засвідчити. Для такої дії необхідно заздалегідь записатися на прийом як до нотаріуса, так і домовитись з присяжним перекладачем (їх список можна знайти за посиланням): https://arch-bip.ms.gov.pl/pl/rejestry-i-ewidencje/tlumacze-przysiegli/lista-tlumaczy-przysieglych/search.html). 

Довіреність, складена польською мовою, не може бути використана на території України. Її необхідно перекласти, причому безпечнішим варіантом буде зробити нотаріальний переклад вже в Україні.

Види документів, що оформлюються нотаріусом 

Довіреність, складена за участю нотаріуса, може мати одну з двох форм:

• довіреність з нотаріально засвідченим підписом, коли особа самостійно складає довіреність, а нотаріус лише засвідчує її підпис. Ця форма використовується у випадку загальних довіреностей та в ситуаціях, коли закон вважає таку форму достатньою, наприклад, у випадку нескладних дій (коли не йдеться про продаж/купівлю майна або управління таким майном), таких як представництво довірителя при отриманні кореспонденції, надання згоди на перетин кордону дитиною, надання доступу до автомобіля, тощо;
• довіреність у формі нотаріального акту, коли нотаріус складає або поправляє текст довіреності і таким чином засвідчує як сам текст, так і підпис довірителя. Довіреність у формі нотаріального акту необхідна, серед іншого, для будь-якої угоди з купівлі-продажу нерухомості, але може використовуватися і в інших ситуаціях, які не потребують такої форми документа. Такий документ складається повністю польською мовою. 

Довіреність, зроблена у формі нотаріального акту, хоч і є дорожчим варіантом, але водночас більш безпечним. Оформлення довіреностей у формі нотаріального акту, навіть якщо мова йде про дію, яка не потребує цієї форми, має низку переваг: гарантує, що документ складено правильно та відповідно до чинного законодавства; гарантує, що довіреність була дійсно надана особою, зазначеною як довіритель, оскільки державний нотаріус встановлює особу громадян, проводить розмову та упевнюється, що ця особа повністю здатна приймати рішення та свідомо виражає свою волю; і, що дуже важливо, виключає ризик оскарження довіреності органами державної влади, державними установами або фізичними особами.

Оплати 

Повертаючись до питання оплати, слід зазначити, що незалежно від нотаріуса, нотаріальні витрати будуть майже однаковими, оскільки нотаріальні тарифи регулюються відповідним законодавством. Розмір нотаріального збору регулюється Розпорядженням Міністра юстиції від 28 червня 2004 року про максимальні ставки нотаріального збору. 

Інформація, що міститься в довіреності

Законодавчо затвердженого стандартного чи типового тексту довіреності немає. Звичайно, є можливість знайти зразки довіреностей в інтернеті, які підходять для даної ситуації, і на їх основі скласти власну довіреність. 

У довіреності зазначаються місце та дата її оформлення (або підписання), прізвище, імена, по-батькові (або повне найменування юридичної особи), місце проживання (або місцезнаходження юридичної особи) довірителя та довіреної особи та, якщо необхідно, їх посаду. У довіреності, що видається адвокатам, має бути зазначено їх статус і членство в адвокатській колегії.

Слід зазначити, що чинне українське законодавство не вимагає зазначення в довіреності паспортних даних довірителя та довіреної особи. На практиці саме ці дані найчастіше вносяться до довіреності. Враховуючи те, що довіреність використовуватиметься на території України, перед оформленням довіреності варто узгодити її зміст із суб’єктом/органом або нотаріусом, який продовжуватиме працювати з довіреністю, а найкраще отримати зразок з інформацією, яка має міститися в довіреності. 

На жаль, так звані "генеральні" довіреності можуть призвести до неприємних наслідків, оскільки трапляються випадки, коли довірена особа зловживає наданими їй повноваженнями, або установа, для якої було оформлено таку довіреність, відмовляється виконувати запитувані дії через відсутність у змісті "генеральної" довіреності чіткої вказівки, про які конкретно повноваження йдеться. Тому до оформлення довіреності та її змісту слід підходити з розумом.

Додаткові дії: посвідчення документа, апостиль, переклад

Апостиль є підтвердженням офіційного характеру внутрішнього документа, необхідним для використання за кордоном. Він підтверджує підпис і характер дій особи, яка підписала документ, а також ідентичність печатки на документі. Апостиль у Польщі має вигляд наклейки, яка містить власноручний підпис посадової особи, офіційну печатку та голографічний захист.

Дискусійним виглядає питання про необхідність проставлення апостиля для використання довіреності в Україні. Є низка країн, з якими Україна має відповідні угоди, що звільняють її від обов’язку апостилювати офіційні документи. Найчастіше це відбувається в рамах угод, укладених між двома або більше країнами. На даний час діє договір між Республікою Польща та Україною про правову допомогу та правові відносини у цивільних і кримінальних справах, підписаний у Києві 24 травня 1993. Відповідні статті цієї Угоди передбачають, що документи, оформлені або засвідчені відповідною установою однієї з Договірних Сторін (наприклад, Польщі), засвідчені печаткою та підписом відповідної особи, мають силу документа на території іншої Договірної Сторони (наприклад, України), без необхідності будь-якого іншого засвідчення. Документи, визнані офіційними на території однієї Договірної Сторони, вважаються такими ж на території іншої Договірної Сторони. 

На жаль, залежно від того, в якому органі (установі) буде використана довіреність, а також обсягу справ і дій, які охоплює довіреність, може виникнути вимога проставлення апостиля на документі. Найкраще, якщо є можливість, звернутися в установу, куди буде подаватись довіреність, з проханням про інформацію, чи потрібен буде апостиль. 

У ситуації, коли виявляється, що український орган чи установа вимагає апостиль, необхідно спочатку отримати нотаріальне засвідчення документа в місцевому районному суді. Перш ніж вживати заходів щодо проставлення апостиля, необхідно спочатку посвідчити підпис нотаріуса та печатку - таке засвідчення може зробити компетентний районний суд. За посвідчення одного документа в суді стягується гербовий збір у розмірі 26 злотих. Перед подачею заяви слід перевірити на сайті відповідного суду, чи не змінився розмір збору. Зразок заяви можна знайти на веб-сайті відповідного суду або отримати в приміщенні суду. У свою чергу, заяву про посвідчення документа можна подати в приймальному відділені відповідного районного суду або поштою.

Додаткову інформацію можна отримати у відділі обслуговування клієнтів або на сайті відповідного районного суду. Отримавши посвідчення в окружному суді можна подати заяву на проставлення апостиля на нотаріальному документі до Міністерства закордонних справ Польщі. Плата за проставлення апостиля становить 60 злотих (слід уточнити актуальний розмір плати на день подання заяви про проставлення апостиля) за кожен документ, що підлягає засвідченню. Питання можна вирішити в Міністерстві закордонних справ особисто, через третю особу або за допомогою пошти. Детальну інформацію про те, як отримати апостиль (включаючи реєстрацію терміну візитів, заповнення заяви, сплату збору, порядок видачі апостиля), можна знайти на веб-сайті: https://www.gov.pl/web/dyplomacja/apostille#osobi%C5%9Bcie. 

Заключні зауваження

Отже, у разі необхідності оформлення довіреності в Польщі, яка потім буде використана на території України, найкраще розпочати процедуру з перевірки можливості посвідчення такого документа в дипломатичній установі. З огляду на можливий тривалий період очікування на прийом у консульстві, варто розглянути варіант з нотаріусом, що може бути більш швидким рішенням. Коли мова йде про оформлення довіреності в присутності польського нотаріуса, варто врахувати кілька важливих моментів:

• якщо довіритель недостатньо володіє мовою, нотаріус може вимагати присутності перекладача,
• безпечніше робити довіреність у формі нотаріального акту, особливо якщо це стосується, наприклад, продажу нерухомості, який згідно з польським законодавством вимагає саме такої форми,
• якщо плануєте використовувати довіреність на території України, буде необхідно перекласти документ, найкраще – зробити переклад на території України (так званий нотаріальний переклад - український перекладач перекладає, а нотаріус підтверджує компетентність цього перекладача), щоб забезпечити його чинність та зрозумілість для відповідних органів на території України.

Дотримання цих аспектів забезпечить ефективне та успішне вирішення питань, пов'язаних з довіреністю в обох країнах.